Što je to SOP?
SOP je najlakše objasniti na primjeru iz svakodnevnog života. Sigurno ste bili u situaciji da ste vi ili netko iz obitelji tražili recept za kolač. E, taj recept je SOP za pripremu kolača.
U poslovanju, SOP – Standardne operativne procedure su upute kojima su propisani svi procesi rada za svaki zadatak u poslovanju.
Iako se često izrada SOP-a veže uz velike tvrtke iznimno je važno, ako ne i važnije, izraditi SOP za male tvrtke ili solo poduzetnike. Zašto je to tako?
U procedurama su opisani svi koraci za svaki zadatak u poslovanju. Kada npr. solo poduzetnik zaposli novog djelatnika ili delegira posao asistentu dovoljno je da mu da procedure po kojim će ta osoba naučiti raditi.
5 razloga za izradu SOP-a:
- Brže educiranje novih zaposlenika – SOP je svojevrsna „enciklopedija poslovanja“ iz koje će novi djelatnik naučiti procese rada i očekivane rezultate i poduzetniku uštedjeti vrijeme koje bi izgubio na obučavanje.
- Lakše i brže delegiranje zadataka – kada odlučite delegirati zadatak članu tima ili npr. virtualnom asistentu proces će ići puno brže i smanjit će se broj mogućih pogrešaka zbog eventualnog nepoznavanja poslovanja jer su svi procesi opisani u SOP-u.
- Povećava se produktivnost zaposlenika – SOP-om je propisano postupanje i izvođenje pojedinog zadataka te nema gubitka vremena na istraživanje kako što napraviti.
- Održavanje iste kvalitete pružene usluge – svaki zaposlenik će biti upoznat s procesom i krajnjim rezultatom koji je propisan kao standard za pruženu uslugu ili proizvod (npr. svi dopisi se šalju na memorandumu, ne u običnom word dokumentu)
- Pronalaženje područja za unaprjeđenje –SOP je potrebno redovito ažurirati, a to može pomoći pronalasku prilika za poboljšanje internih procesa te uštedjeti vrijeme i novac.
Kako napraviti SOP?
SOP možete za početak pisati u Wordu ili-ili bilo kojem drugom programu za obradu teksta. S vremenom, kako procedure rastu dobro je napraviti master dokument s poveznicama ili organizirati SOP u nekom alatu za project management.
Procedure možete pisati sami, a ako se odlučite na delegiranje kontaktirajte me.
