Iako društvene mreže preuzimaju veliki dio komunikacije, email je još uvijek najvažniji kanal komunikacije među poduzetnicima. Stoga je iznimno važno ne zapostaviti ga.
Sigurna sam da ne želite propustiti neki upit za posao ili odgovoriti važnom klijentu. Da se to ne bi dogodilo važno je svoj inbox držati urednim.
Inbox prilagodite sebi i svojim potrebama.
Ako vam je inbox već pun krenite s čišćenjem. Odjavite se s nepotrebnih newslettera, arhivirajte ili obrišite što vam više ne treba.
Najčešće mail koristimo s postavkama koje su automatski posložene prilikom otvaranja e-adrese. No, vrlo jednostavno možemo sve prilagoditi sebi i svojim potrebama.
Zašto gubiti vrijeme kada ga ionako malo imamo.
Za početak personalizirajte svoj mail, dodajte svoju sliku ili sliku loga. Zatim, obavezno postavite potpis. Možda ćete pomisliti „pa potpišem se za sekundu“, no može se dogoditi da pošaljemo i mail bez potpisa, a to je zaista neprofesionalno.
Podesite izgled inboxa (kako želite da izgleda prozor za čitanje poruke, gustoću poruka u inboxu, redoslijed prikazivanja poruka i sl).
Za jednostavnije poslovanje stvorite oznake/foldere u koje ćete spremati poruke ili će one automatski dolaziti u željeni folder.
Odaberite kako ćete si označavati važne poruke. Automatski je postavljena žuta zvjezdica, no vi možete odabrati simbol koji želite i boju koja vama odgovara.
Često se miješa pojam arhiviranja i brisanja. Arhiviranjem poruku ne brišemo te ona i dalje zauzima naš prostor. Zato arhivirajte što je važno, ono što nije, brišite.
Kada svoj inbox uredite prema svojim potrebama obratite pažnju na upravljanje porukama.
Ako ste vidjeli poruku, a nemate vremena za odgovoriti dodajte si ju u zadatke kako ne biste zaboravili na nju.
Primate često iste upite? Pripremite si predloške.
Ako pregledavate svoj inbox u kasnim noćnim satima, potrudite se na ne odgovarate tada. Napišite e-poruku i zadajte vrijeme za slanje. Možda vi jeste „noćna ptica“, no to ne znači da su svi. Sigurno ne želite da vaša poruka probudi klijenta u 3 ujutro. Iskoristite prednost zakazivanja slanja poruka.
Napisali ste poruku, poslali i tada uočili da nešto nedostaje ili ste pogrešno napisali? Ne brinite, imate 30 sekundi da zaustavite slanje poruke. No, važno je da si to podesite jer je automatski podešeno na 5 sekundi.
Klijenti o nama stječu dojam na razne načine pa tako i kroz komunikaciju mailom. Potrudite se da ostavite pozitivan i profesionalan dojam.
Obratite pažnju što mail treba obavezno sadržavati:
- naslov maila
- pozdrav
- sadržaj bez pravopisnih pogrešaka
- jasan i razumljiv tekst
- pozdrav
Kako vam mogu pomoći pogledjate ovdje.
Imate nedoumice ili vam je potrebna pomoć, javite mi se.
