Društvene mreže i brza komunikacija na istim, usudila bih se reći, dovela nas je do površnosti u komunikaciji i na drugim kanalima.
Često čujem „čemu komplikacija i filozofija oko pisanja mailova“, no nije baš tako, pogotovo ne u poslovnoj komunikaciji. I taj mail koji šaljete predstavlja vas i vaš brend.
Poslovna komunikacija s klijentima ne smije biti na razini app.., naprotiv, ne smijemo dozvoliti da je to tek sporedna obaveza koja oduzima vrijeme i koju odrađujemo u hodu. To je prvi kontakt s potencijalnim klijentom i taj prvi dojam je iznimno važan.
Kada šaljem prijateljici neku informaciju napisati ću joj u mailu ono što mi padne na pamet u tom trenutku, možda i bez kraja i početka, ali takvi mailovi u poslu ne prolaze.
Nakon nekog vremena, kada već duže surađujete s klijentom, možda možete tako „prijateljski“ komunicirati. No, ni tada, odnosno nikada nije prihvatljivo poslati mail bez pozdrava. I kad dođete u dućan ili sretnete nekoga na cesti pozdravite. Zašto onda smatrati da je prihvatljivo poslati mail bez pozdrava?
Uz pozdrav skoro pa jednako važan je i potpis u mailu. Da, možda i piše u vašoj e-adresi, no to ništa ne znači. Kad se upoznajete s nekim, predstavite se, a zašto ne bi ste trebali to isto i u u mail komunikaciji, pogotovo poslovnoj?
Potrudite se da Vaš mail ostavi dobar dojam, a u nastavku je nekoliko savjeta kako da u tome i uspijete:
- Pozdrav na početku i kraju maila
- Neka pozdrav na kraju ne bude lp (pozdrav ni ne može biti ružan), zaželite lijep dan, ugodno poslijepodne, veče i sl.
- Potpis (možete si ga postaviti automatski u mailu)
- Ne pišite stručne riječ ili ako već pišete, obrazložite ih
- Neka to što pišete ima jasnu strukturu (uvod, sredinu, kraj), odvojite da bude pregledno
- Pišite kratke i jasne rečenice
- Izbacite suvišne fraze (trebate osobno doći, pa može li netko doći ne osobno)
- Ako ima više pitanja, provjerite jeste li na sve odgovorili
- Pročitajte što ste napisali i stavite se u cipele klijenta
- Budite ljubazni i dobronamjerni (ako netko napiše da je slomio nogu, poželite mu brz oporavak)
- Odgovorite u razumnom roku (ne duže od 48 sati, 24 idealno)
- Ako niste sigurni je li nešto gramatički točno, provjerite
Ako je komunikacija mailom nešto nešto što vam ne ide ili vam se jednostavno ne radi, delegirajte.
Sigurna sam da ćete tako samo sebi napraviti dobro.
